Hey!Cheese 預約問卷系統

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初識

Hey!Cheese 擅長使用攝影述說眼中的世界,透過平面、動態影像幫助客戶打造品牌形象。以往 Hey!Cheese 和客戶的溝通都是透過電話、網路上的表單溝通來回確認修片、報價、客戶資訊...等,因應數位化時代的來臨,信諾科技協助 Hey!Cheese 打造更良好的品牌服務,設計便利使用者的系統服務平台。

HeyCheese! 過往和客戶使用的聯絡表單

Hey!Cheese 過往和客戶使用的聯絡表單

尋找和使用者的溝通橋樑

從客戶接觸 Hey!Cheese 就是一個品牌服務的開始,使用者看到過往的服務產生了興趣,並尋求 Hey!Cheese 的專業服務,若在網站上看到了「連絡我們」的表單,也許使用者覺得填寫完不知道何時能夠得到 Hey!Cheese 的回應,對於比較著急的客戶會想要直接用電話連絡的方式,如果在電話中遇到了本身不清楚需求的客人,也許會產生更多的來回等待確認,浪費專業工作的時間,我們理解被電話中斷影響工作的心情,要把服務做好,必須減少一些瑣碎的事務打擾,但又要提供使用者一個清楚的方向,讓雙方更快的達成需求確認和後續合作模式。

困擾之情境描述

和 Hey!Cheese 面對面訪談確認了幾個令人頭痛的項目:

  1. 【乙方】每個客戶不清楚整個專案的流程,每次說明覺得很心累
  2. 【乙方】OO客戶下週要開拍了,到底匯款了沒,匯了多少錢,有匯錯款嗎?
  3. 【甲方】照片我要修那個桌子邊緣角的黑點,天花板的上面有裂痕【乙方】黑點是什麼?天花板的裂痕這麼多是全部都要修嗎?
  4. 【甲方】這樣報價要多少錢,這樣超過我的預算,可以減除什麼項目嗎?
  5. 【乙方】OO客戶有改需求單喔,所以辦公室那個OOOOOO部分不要拍
  6. 【乙方】上次那個客戶打來說,要更改拍攝地點,OO攝影師有拿到那份更新的資訊嗎?
  7. 【乙方】OO客戶的作品得獎了,是哪一個專案的哪一張圖啊?要標註一下才行
  8. 【乙方】好需要有個待辦通知喔,這樣可以馬上知道現在客戶有什麼任務

有些問題都是第一次合作會出現的問題,畢竟雙方還不認識彼此,客戶也不了解合作規則。

技術方案

這次針對以上痛點敘述的情境,提供以下幾個系統範例說明:

【前台】會員管理整合偏好分析、預約系統、估價系統、圖片標註系統

【前台】的登入頁面

【前台】的登入頁面

透過問卷的設計留下首次接觸客群的資料,後台也有客製管理問卷的地方,讓 Hey!Cheese 能隨時編修前台問卷的內容,而使用者留下的資訊會在後台的客戶資料管理彙整所有客戶的資料。

【前台】預約系統-基本資料表單填寫

【前台】預約系統-基本資料表單填寫

 

【前台】預約系統-偏好分析問卷系統

【前台】預約系統-偏好分析問卷系統

 

預約系統提供三個客戶可行的日期,這些日期在後台行事曆管理的部分已經排除掉 Hey!Cheese 的休假日、已排專案之檔期日,省去客戶撞期之來回溝通的確認。

【前台】預約系統-日期預約畫面

【前台】預約系統-日期預約畫面

【前台】預約系統-日期預約畫面2

【前台】預約系統-日期預約畫面2

前台的專案列表使用卡片式的方式呈現,代替以往表格列表的方式,增加使用者的好感度。

【前台】會員專案管理管理

【前台】會員專案管理管理

專案資訊頁除了合約工項內容外,有效呈現專案流程的進度、估價資訊、修片的歷程紀錄,如果有任何疑難雜症也在該頁面上提供 LINE 客服可即時詢問處理,如果客戶這邊有任何需要調整的資訊內容,部分可以在前台這邊做調整。

不管是客戶端還是內部處理人員,都能同時在前後台系統看見最新的專案訊息,減少電話或信件往來的繁瑣。

【前台】專案管理資訊、即時 LINE 客服

【前台】專案管理資訊、即時 LINE 客服

如果合約有更新,也會讓客戶在前台這邊確認最新的合約。

【前台】即時估價系統

【前台】即時估價系統

修片功能可以快速的標記需要調整的位置,讓內部人員能清楚安排修片工作。

【前台】修片功能之圖片標註系統

【前台】修片功能之圖片標註系統

【後台】提供專案管理、行事曆管理、數位資產管理系統

【後台】登入畫面

【後台】登入畫面

信諾科技的 DISP 後台管理系統共整合 Hey!Cheese 的會員管理、問卷管理、專案管理、行事曆管理、毛片修片歷程。

【後台】DISP 專案管理

【後台】DISP 專案管理

【後台】DISP 預約行事曆管理

【後台】DISP 預約行事曆管理

信諾科技的 UCMS 系統則管理所有的圖片資料,可設定不同物件的屬性設定,幫助團隊用不同角度檢視及篩選資料,能有效的管理團隊的內部文件。

【後台】UCMS 資產管理

【後台】UCMS 資產管理

【後台】UCMS 圖片物件資訊

【後台】UCMS 圖片物件資訊

結合 Line Bot 主動通知功能

使用者透過前台發出的預約信息、合約確認信息能一則則的透過 Line Bot 告知內部人員最新的任務,有效的提升工作效率,不用特別在進入後台功能的地方查看。

 

 

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